9 modèles de messages voyageurs : réservation, arrivée, remerciement
Rédiger les messages destinés aux voyageurs fait partie du quotidien en location saisonnière, que l’on gère des gîtes, des meublés de tourisme ou des chambres d’hôtes :
- Demande d’information
- Confirmation de réservation
- Message pour l’arrivée
- Remerciement après le séjour
- …
En fait, chaque étape du parcours voyageur appelle, de la part de l’hôte, un message clair, chaleureux et adapté au contexte. Et il ne suffit pas de se dire que les informations utiles aux voyageurs sont présentes sur votre annonce, votre site web ou même dans la farde d’accueil dans l’hébergement (si elle existe). Ces supports sont nécessaires, mais doivent être renforcés par des messages ponctuels.
Des hébergeurs rédigent leurs messages au fil de l’eau, en réagissant au coup par coup. Le résultat : du temps perdu, des oublis, et une communication parfois incohérente d’un voyageur à l’autre.
Il est possible de se faciliter la tâche, sans verser dans une automatisation à tout crin de sa communication avec les voyageurs. Comment ? En disposant d’un répertoire de réponses et de messages. Voire d’une automatisation partielle de l’envoi de certains de ces messages (mais ceci est l’objet de l’étape suivante).
Cette page vous propose guide rédactionnel complet couvrant l’intégralité du parcours, de la première prise de contact à la demande d’avis post-séjour. Pour chaque type de message :
- une trame simple à personnaliser,
- des exemples concrets
- et des conseils adaptés à votre type d’hébergement.
Avant de rédiger, encore faut-il savoir quels messages envoyer et à quel moment. Si ce n’est pas encore fait, commencez par identifier les moments clés de la communication avec vos voyageurs et leur niveau d’automatisation possible.
Conseils pour rédiger des messages clairs et chaleureux
Rédiger les messages destinés à un voyageur ne demande pas de créativité particulière. L’objectif principal, rappelons-le, est généralement de répondre à une question ou d’apporter une information précise.
Cinq principes simples, valables quel que soit le contexte, permettent d’écrire des messages utiles, lisibles et adaptés aux situations courantes.
Aller à l’essentiel et structurer l’information
Les voyageurs lisent souvent rapidement. Les informations importantes doivent apparaître tôt dans le message (adresse, heure d’arrivée, accès…). Cela est d’autant plus critique si le message est lu sur l’écran d’un smartphone.
Exemple :
« Adresse de notre chambre d’hôtes :…….. »
« Heure d’arrivée possible : …. »
Les messages trop longs risquent d’être ignorés ou parcourus en diagonale. Un message court et structuré vaut mieux qu’un paragraphe dense.
Exemple :
« L’arrivée se fait à partir de 16h. Le stationnement se trouve juste devant le logement. »
Adopter un ton courtois et naturel
Certaines formulations administratives créent une distance inutile dans la relation hôte – voyageur. On peut généralement se permettre un ton plus courtois et chaleureux.
À éviter :
« Conformément à votre réservation… »
« Veuillez prendre note que… »
À préférer :
« Nous sommes ravis de vous accueillir. Voici quelques informations utiles. »
Ce qui compte : une voix naturelle, professionnelle, sans formalisme excessif. Mais sans aucun familiarité non plus (ne pas tutoyer de prime abord, sauf si vous connaissez votre interlocteur).
Adapter le message au type d’hébergement
Le niveau de détail dépend de l’hébergement et du mode d’accueil. Un hôte présent en chambre d’hôtes peut se limiter à une information succincte (qu’il complètera sur place). À l’inverse, une arrivée autonome demande plus de précisions pratiques.
Exemples :
« Nous serons sur place pour vous accueillir »
vs
« Le logement est accessible en autonomie grâce au code que vous recevrez demain matin. Pour le stationnement, …».
Garder un style cohérent et réutilisable
Le voyageur s’y retrouve plus facilement si la présentation reste cohérente d’un message à l’autre (salutation, structure, conclusion, ton).
Les messages très courts sont aussi utiles : accusé de réception, confirmation rapide, petite précision pratique.
Exemples :
« Bien reçu, merci ! »
« Je reviens vers vous dès que possible. »
Utiliser les variables dynamiques avec précaution
Suivant l’outil utilisé pour l’envoi de message, des variables de substitution (les « shortcodes ») peuvent être utilisées. Elles permettent d’insérer automatiquement des informations comme le prénom, l’heure d’arrivée ou d’autres informations relatives au séjour.
Cela permet une personnalisation du message, mais impose une attention particulière à la formulation et la disponibilité des bonnes informations. Si un voyageur a renseigné une initiale comme prénom, débutez un message par « Bonjour J » va tomber maladroitement.
L’utilisation de ces variables de substitution exige de votre part d’avoir vérifié et validé les informations utilisées dans les messages.
Rédiger les 9 messages essentiels du parcours voyageur
Après avoir évoqué les principes généraux, examinons à présent comment rédiger les messages clés du parcours du voyageur. Pour rappel, chaque message répond à un objectif précis :
- informer,
- confirmer,
- préparer l’arrivée,
- vérifier que tout se passe bien
- ou clôturer le séjour.
L’idée n’est pas de créer neuf messages standards à copier -coller, mais de disposer d’une trame simple, claire et adaptable. Une structure en quelques lignes et que l’on peut personnaliser rapidement selon le contexte : type d’hébergement, durée du séjour, outils en place (channel manager, …), arrivée autonome ou accueil en personne.
Ces schémas servent de support pour rédiger des messages cohérents, utiles et adaptés à votre manière d’accueillir. Pour chacun, vous trouverez :
- à quoi sert le message,
- une structure type (les éléments clés à mentionner)
- des options possibles,
Une illustration concrète est donnée pour chaque message.
Répondre à une demande d'information
Les demandes d’information sont les messages les moins standardisables. Elles peuvent porter sur des sujets très variés : disponibilité à une date précise, modalités d’annulation (notamment en réservation directe), accessibilité PMR, équipement du logement, présence d’un lit bébé, possibilités de stationnement, chauffage, animaux admis ou non… Chaque situation appelle une réponse adaptée, mais quelques principes simples permettent de structurer un message clair.
Répondre à toutes les questions posées.
Lorsque le voyageur pose plusieurs questions, il est préférable de répondre point par point, dans l’ordre où elles ont été formulées. Cela évite les oublis et facilite la lecture.
Rester factuel et sincère.
Il convient de dire clairement ce qui est possible, ce qui ne l’est pas, et d’éviter les formulations ambiguës.
Adapter la conclusion du message.
La manière de conclure dépend du ton du message reçu et de ce que vous percevez comme intention de la part du voyageur :
- si le voyageur semble déjà convaincu : « Nous serions ravis de vous accueillir. »
- si vous percevez une hésitation : « N’hésitez pas à me solliciter si vous avez besoin d’autres précisions. »
- s’il s’agit d’une question plus neutre : « Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire. »
Répondre rapidement.
Plus la réponse est rapide, mieux c’est. Il ne s’agit pas de vivre le téléphone à la main, mais de tenir compte du fait qu’une demande d’information intervient souvent en phase de comparaison entre plusieurs hébergements. Un message clair et rapide peut faire la différence.
Les demandes d’informations préalables à une réservation peuvent être variées. Ici, un voyageur interroge sur le partage éventuel de l’équipement de la buanderie. Cette demande ne sera pas suivie d’une réservation.
Répondre à une demande de réservation conditionnée à une question
Certaines demandes d’information sont formulées dans l’intention claire de réserver, à condition qu’un point soit éclairci : disponibilité d’un équipement, heure d’arrivée anticipée possible, politique d’annulation, accessibilité de l’hébergement pour un voyageur PMR, etc.
Dans ce cas, l’enjeu n’est plus seulement d’informer : il s’agit aussi d’aider le voyageur à confirmer sa décision.
Réactivité avant tout.
Dans ce type de situation, la rapidité est souvent déterminante. Le voyageur est peut-être occupé à comparer plusieurs hébergements. Une réponse lui permet de trancher. Répondre rapidement, même brièvement, peut faire toute la différence.
Répondre précisément à la question posée.
La priorité est de clarifier le point qui conditionne la réservation. Une réponse imprécise ou incomplète risque d’entraîner un abandon. Mieux vaut répondre point par point, avec des informations utiles et vérifiables. En acceptant de perdre la réservation si on ne peut accéder à la demande exprimée.
Adopter une conclusion adaptée à l’intention.
Une demande conditionnelle traduit souvent un intérêt réel. La conclusion peut donc, selon le contexte, être :
- ouverte : « Je reste à votre disposition pour toute précision. »
- accueillante : « Si les dates vous conviennent, nous serons ravis de vous accueillir. »
- fonctionnelle : « Dès que cela vous convient, vous pouvez confirmer votre demande. »
Ce qu’il est préférable d’éviter.
Certaines formulations sont trop insistantes ou trop commerciales :
- « Dépêchez-vous, les dates partent vite. »
- « Je vous conseille de réserver immédiatement. »
- « C’est notre dernier créneau disponible. »
Ces approches créent une pression inutile et ne correspondent ni à une relation d’hospitalité, ni à un ton professionnel sobre. Ceci dit, à chacun sa sensibilité.
Apporter une réassurance légère, si elle est pertinente.
Une ou deux informations complémentaires peuvent rassurer le voyageur, à condition qu’elles soient réellement utiles et adaptées à la demande initialement formulée :
- « Le stationnement gratuit juste devant facilite l’arrivée. »
- « Le lit bébé est fourni sans supplément. »
- « Un garage sécurisé est à disposition, si vous venez avec vos vélos. »
- « Une borne de recharge électrique est disponible pour votre véhicule à moins de 100 mètres du logement. »
Cela reste factuel, non commercial, et peut aider le voyageur à se projeter.
Enfin, il s’agit de garder un style simple, courtois et professionnel. L’objectif est d’aider à prendre une décision, pas de convaincre à tout prix. Une réponse rapide, claire et mesurée suffit souvent à finaliser la réservation. Se montrer trop insistant, même en répondant à la demande, risque de refroidir l’intérêt du voyageur potentiel.
Avant de confirmer leur réservation, ce voyageur demande s’il est possible de disposer d’un espace sécurisé pour ses vélos. Une réponse positive et rapide a permis la confirmation de la réservation. En pareille circonstance, la réactivité (délai de réponse) prime sur la forme du message (formulation directe, sans formule de politesse).
Confirmer la réservation et remercier
Si les deux messages précédents demandent d’agir avec tact et rapidité, la confirmation de la réservation est l’un des messages les plus standardisés du parcours voyageur. Il intervient juste après la validation du séjour : les dates sont confirmées, le paiement (total ou partiel) a été reçu, et l’hôte doit en accuser réception.
L’objectif du message est simple : remercier et confirmer.
Rien de plus. Donc un message cadré, avec une structure stable, reprenant les mêmes éléments clés :
- un remerciement,
- la confirmation de la réservation d’un logement déterminé et des dates du séjour,
- la mention du paiement (acompte ou totalité),
- l’envoi d’un reçu ou voucher si applicable,
- Les conditions de vente, y compris les modalités d’annulation, assorties d’un contrat de location.
- une phrase signalant que l’hôte reste à disposition pour toute information complémentaire.
Ce n’est pas le moment de détailler les règles de l’hébergement, de communiquer l’heure d’arrivée ou de transmettre des instructions pratiques pour le séjour. Ces informations seront envoyées plus tard, au moment opportun (J-7 ou J-3), lorsque le voyageur est effectivement en train de préparer son séjour.
Le message de confirmation de la réservation est formel et il doit le rester. Il confirme une transaction commerciale et en détaille les modalités.
Cette illustration ne reproduit qu’une partie du voucher envoyé automatiquement par un channel manager, suite à une réservation. Le voyageur dispose ainsi d’un document qui confirme la réservation et, le cas, échéant le paiement effectué. Ce message est formel, mais indispensable dans toute gestion professionnelle d’un hébergement touristique.
Envoyer des informations pour le séjour
Au moment de la réservation, une variante est possible, en envoyant deux messages distincts :
- le premier, formel, confirme la réservation (hébergement, dates du séjour, paiement).
- le second, plus relationnel, remercie et apporte une information complémentaire.
Les deux messages se prêtent à une automatisation.
Pourquoi scinder le message de confirmation en deux envois distincts ?
L’intérêt de cette approche est de rassurer le voyageur et d’exprimer votre hospitalité. Il vient de réaliser une dépense : lui rappeler ce que d’autres voyageurs ont apprécié est une manière simple de valoriser son choix, sans autopromotion.
Ce second message peut aussi être l’occasion de partager une ressource utile : lien vers votre site, livret d’accueil numérique ou suggestions d’activités.
Cette pratique reste rare dans la location saisonnière, alors qu’elle fonctionne très bien pour installer une relation de confiance dès le départ.
Si l’on souhaite aller un peu plus loin dans la confirmation de la réservation, il est possible d’ajouter une courte phrase :
- une suggestion d’activités majeures dans la région,
- ou un lien vers une page ou un document (“À voir / À faire”, livret d’accueil numérique, site de l’office du tourisme…).
Mais cela doit rester léger. Un message trop long à ce stade est contre-productif : le voyageur n’est pas encore dans la préparation détaillée de son séjour.
Attention au timing.
Si la réservation est faite plusieurs semaines ou plusieurs mois à l’avance, il est inutile d’envoyer trop tôt des informations qui seront oubliées d’ici là. La recommandation est donc de :
- envoyer uniquement l’accusé de réception formel maintenant,
- attendre J-7 pour partager des informations utiles à la préparation du séjour,
- puis J-3 ou J-1 pour les modalités pratiques de l’arrivée.
Ce message complémentaire à la confirmation du séjour doit être simple, clair et professionnel. La priorité, dans cette phase, est de valider le séjour, de rassurer sur la prise en compte de la réservation et de montrer que l’hôte reste disponible pour toute question. Toutes des informations qui peuvent parfaitement être envoyées automatiquement, comme évoqué par ailleurs.
Ce message n’a pas pour fonction de réduire le taux d’annulation : celui-ci dépend avant tout de facteurs externes. Il s’agit plutôt d’une attention qui accompagne la réservation sans nécessiter un investissement trop important à ce stade.
Ce message illustre l’idée d’un envoi complémentaire après la confirmation formelle de la réservation. Il reste volontairement sobre, car le séjour est encore lointain. L’objectif n’est pas d’entrer dans les détails, mais d’entretenir un premier contact cordial et d’apporter deux informations utiles :
- où trouver les ressources pratiques,
- et quand les prochaines communications auront lieu.
Plusieurs éléments sont à mentionner :
- la personnalisation (prénom, date du séjour, référence au calendrier),
- un ton simple et chaleureux, sans formules standardisées,
- l’information claire sur le paiement à venir,
- la mise en perspective du timing (« trop tôt pour préparer le séjour »),
- l’annonce d’un futur message, qui rassure sans surcharger.
Cet exemple montre qu’il est possible d’apporter une vraie valeur au voyageur, même longtemps avant son arrivée, sans multiplier les informations ni entrer dans des détails prématurés. C’est un message d’hospitalité mesurée, parfaitement adapté à cette étape du séjour.
Préparer le séjour (J-7 à J-4)
Ce message n’est pas obligatoire. Il intervient au plus tôt une semaine avant l’arrivée, au moment où le voyageur commence à se projeter dans son séjour, mais sans être encore dans l’organisation précise.
Son utilité dépend fortement du contexte :
- nature et durée du séjour
- type d’hébergement,
- profil des voyageurs,
- région plus ou moins touristique,
- ou présence de voyageurs réguliers qui n’ont pas besoin de ces informations.
À quoi sert ce message ?
Il peut remplir deux fonctions distinctes :
- Rappeler les règles générales de l’hébergement, de manière légère, en renvoyant vers une ressource plus complète (site, livret d’accueil numérique…).
- Partager des informations pour préparer le séjour, notamment des idées d’activités, de balades ou de points d’intérêt.
Son intérêt dépend surtout de la valeur qu’il apporte au voyageur dans votre contexte. Il se prête tout à fait à l’automatisation. Il ne demande pas de personnalisation particulière, et n’attend pas non plus de réaction ou de réponse de la part du voyageur.
De manière générale : un rappel léger, pas un bloc d’informations
L’objectif n’est pas d’envoyer un condensé de toutes les règles de l’hébergement, ni le catalogue complet des activités possibles dans votre région. Une structure raisonnable consiste à :
- mentionner que quelques règles essentielles sont à connaître,
- renvoyer vers une ressource claire et accessible (PDF, livret numérique, page dédiée),
- éviter les messages trop normatifs (“VEUILLEZ PRENDRE CONNAISSANCE DE…”).
Le voyageur n’est pas encore en mode “check-in”, inutile donc de détailler les horaires d’arrivée, les codes ou les modalités pratiques. Cela viendra plus tard.
Proposer quelques activités… uniquement si cela fait sens
Partager des idées d’activités est pertinent si vous accueillez fréquemment des voyageurs qui découvrent la région pour la première fois. Cela l’est nettement moins pour :
- les voyageurs d’affaires,
- les courts séjours très ciblés,
- les clients qui reviennent plusieurs fois par an.
Dans ce message, il s’agit simplement de :
- suggérer 2 ou 3 points d’intérêt (pas une liste de 20 activités),
- montrer que l’on connaît la région,
- donner le ton du séjour sans remplacer l’office du tourisme.
Et justement : renvoyer vers l’office du tourisme est une bonne pratique, simple et utile. Cela apporte de la valeur sans créer une surcharge d’informations. Une ligne suffit :
« Pour plus d’idées selon vos envies, l’office du tourisme de X se fera un plaisir de vous guider. »
Un message optionnel, à adapter à votre contexte
Il est tout à fait possible de s’en passer si :
- la majorité de vos voyageurs connaissent les lieux,
- votre hébergement est réservé principalement pour une raison précise (événement, travail, visite ciblée),
- la réservation s’effectue en last minute (à moins de 7 jours de l’arrivée.
Dans d’autres contextes, ce message apporte une vraie valeur ajoutée en préparant l’arrivée et en renforçant l’attention portée au voyageur.
Incidemment, il sert aussi de « gentil rappel » au voyageur… même s’ils sont peu nombreux à oublier de partir en vacances !
Message d'arrivée (J-3 à J-1)
Ce message est important dans le parcours voyageur. Il intervient entre J-3 et J-1 et il contient les informations nécessaires pour que l’arrivée se déroule sans stress : accès au logement, stationnement, modalités pour récupérer les clés, consignes particulières…
C’est un message obligatoire, quel que soit le type d’hébergement ou le mode d’accueil, à rédiger en appliquant les consignes suivantes.
Objectif du message : permettre une arrivée simple et sans ambiguïté
À ce stade, le voyageur est dans la préparation concrète de son séjour (à nuancer si c’est une étape d’un séjour plus large) :
- valider l’heure d’arrivée, si cela n’a pas encore été effectué
- comprendre comment accéder au logement,
- expliquer le stationnement (surtout s’il y a des restrictions),
Pareil message évite les malentendus et diminue le risque de stress ou d’appels de dernière minute. Il s’agit donc d’un message pratique, précis et utile, où chaque information compte.
Informations essentielles à inclure
Ce message doit contenir les éléments suivants, en les rendant facilement repérables :
- l’heure d’arrivée (et la procédure si arrivée tardive),
- le mode d’accès (remise de clés en personne, boîte à clés, serrure connectée, ou instructions spécifiques,…)
- le stationnement
- un rappel de l’adresse exacte, voir plan d’accès ou un lien Google Maps,
Même si ces informations figurent déjà sur le site, dans le livret d’accueil ou dans une FAQ, les rappeler dans ce message est indispensable. Le voyageur doit pouvoir les retrouver immédiatement au moment d’arriver.
Quelle part peut être automatisée ?
Ce message se prête bien à une automatisation, à condition :
- que les informations soient exactes et à jour,
- que les horaires d’arrivée soient intégrés correctement dans le système,
- que les codes soient gérés de manière fiable (boîte à clés, serrure connectée).
Pour les accueils en personne, une automatisation partielle reste possible :
- envoi automatique des informations générales,
- confirmation personnalisée de l’heure d’arrivée ensuite.
Un point de vigilance : la surcharge d’informations
Il peut être tentant d’ajouter à ce message :
- les règles du logement,
- l’heure de départ,
- les recommandations touristiques,
- les informations sur le ménage,
- ou les informations Wi-Fi.
C’est contre-productif. Ce message n’a qu’un but : faciliter l’arrivée. Le reste prendra sa place dans d’autres messages ou dans le livret d’accueil, mis à disposition à l’arrivée.
Confirmer l’heure d’arrivée : un réflexe utile
Pour les accueils en personne, il est préférable de :
- demander explicitement l’heure d’arrivée,
- obtenir une confirmation,
- et rappeler la procédure en cas d’arrivée anticipée ou tardive.
Cela permet d’éviter les attentes prolongées, les quiproquos et les arrivées surprises.
Cet exemple illustre bien la qualité d’un accueil en chambre d’hôtes : ton chaleureux, informations essentielles, précision sur l’accès et le stationnement. Le message rassure et permet au voyageur d’anticiper son arrivée.
Cependant, il est envoyé immédiatement après la réservation puis renvoyé trois jours avant l’arrivée, ce qui crée deux limites :
- Trop d’informations en une seule fois
Le message rassemble des informations sur les modalités d’arrivée, les consignes de parking, les horaires de départ, des règles de vie, le fonctionnement des repas, des recommandations de restaurants.
Pour un message envoyé à J-3 / J-1, c’est beaucoup. Le risque est que le voyageur ne retrouve pas l’information essentielle au moment clé (l’accès au logement).
- Certaines informations gagneraient à être réparties ailleurs
Par exemple :
- les règles de vie → livret d’accueil ou message J-7,
- le fonctionnement du petit-déjeuner → confirmation ou arrivée en personne,
- les restaurants → livret ou message séparé,
- les détails du parking → à garder, mais sous forme plus concise.
Le cœur du message doit rester l’arrivée
La priorité de la veille ou de l’avant-veille consiste à faciliter l’accès au logement, rappeler les heures d’arrivée, donner les instructions essentielles et confirmer la disponibilité de l’hôte si nécessaire.
Le reste peut attendre d’être consulté au bon moment, une fois sur place.
Ce qui fonctionne très bien : un ton très humain, un souci réel de bien accueillir, une structure visuelle claire, une lisibilité correcte sur mobile.
Message d'accueil
Le jour de l’arrivée, il peut être opportun d’envoyer un message, dans l’optique de bien s’entendre sur l’heure d’arrivée ainsi que sur les modalités de l’accueil.
Fixer une heure d’arrivée, même indicative, est utile si vous n’êtes pas sur place. C’est moins nécessaire si vous vivez sur place. Toutefois, suivant votre plage d’accueil possible, obtenir du voyageur une estimation de l’heure d’arrivée vous permet le cas échéant de vous organiser.
Quant aux modalités de l’accueil, il s’agit d’informer le voyageur sur la manière dont il pourra entrer dans le bâtiment ou obtenir les clés. Si l’accès s’effectue à l’aide d’un code (serrure ou boîte à clés), celui-ci est à envoyer le jour-même. Cet envoi peut tout à fait être automatisé.
Ce même message peut aussi indiquer des informations utiles pour localiser les logement ou pour se garer à proximité.
Pour ce message juste avant l’arrivée, ce sont évidemment les informations pratiques qui priment.
Un exemple de message envoyé au voyageur le jour de son arrivée. Il s’agit d’un message prédefini sur la plateforme Airbnb, sans envoi automatique. Avant l’envoi, le message peut être adapté (par exemple pour rappeler l’heure d’arrivée convenue). Le prénom est une variable de substitution, ajustée par la plateforme. Notez la possibilité la possibilité d’ajouter un bouton pour appeler l’hôte. Celui-ci n’aura pas à chercher votre numéro de GSM.
Rappeler les consignes de départ
Ce message est
Ces consignes sont adaptées à une farde d’accueil. Mais pas pour un message envoyé la veille, quel que soit le canal. Pour un tel message, il est préférable d’en extraire uniquement l’heure de départ et la modalité de remise des clés, avec une formulation plus courte et surtout plus cordiale.
Remercier et demander un avis post-séjour
Une fois le séjour terminé, deux messages peuvent être envisagés :
- un message de remerciement
- une invitation à laisser un avis.
Dans la pratique, ces deux intentions peuvent être regroupées dans un seul message, à condition que le ton reste simple, cordial, et adapté au canal de réservation.
Le remerciement : un geste d’hospitalité simple et utile
Un message de remerciement, envoyé rapidement après le départ, permet de clôturer le séjour de manière positive. Il peut être très court :
- exprimer la gratitude pour la visite,
- souhaiter un bon retour,
- indiquer que vous serez heureux d’accueillir à nouveau.
L’objectif n’est pas de refaire la conversation, mais de marquer une attention qui laisse une impression durable.
Le timing n’est pas figé : certains hôtes envoient ce message dans les deux heures, d’autres dans les 24 à 48 heures. L’essentiel est que le message arrive tant que le séjour est encore présent dans l’esprit du voyageur.
La demande d’avis : à adapter selon le canal de réservation
Si la réservation a été faite via une plateforme (Airbnb, Booking…), celle-ci envoie automatiquement une demande d’avis. Dans ce cas :
- il est possible d’ajouter une courte incitation dans le message de remerciement,
- mais sans jamais forcer la main ou multiplier les relances.
Si la réservation s’est faite en direct, un message d’invitation à laisser un avis est pertinent.
Il importe toutefois de :
- faciliter la démarche (lien direct vers Google, Trustindex, ou autre solution simple),
- éviter de demander un texte long ou d’orienter le commentaire et l’évaluation,
- ne pas multiplier les rappels (chacun détermine le nombre de messages qu’il juge opportun).
Un seul message, clair et facile à utiliser, suffit généralement.
Un ton sobre et non intrusif
Même si l’objectif est d’obtenir une note « cinq étoiles », la demande ne sera jamais explicite. L’objectif est d’obtenir d’abord un retour sincère qui pourra :
- aider d’autres voyageurs,
- vous aider à vous améliorer,
- renforcer la visibilité si l’avis est positif.
La demande doit rester subtile et respectueuse, sans sous-entendre une obligation.
Fusionner ou séparer les deux intentions ?
Les deux messages (remerciement + demande d’avis) peuvent être :
- envoyés séparément, pour une approche classique,
- ou regroupés dans un message unique, ce qui est souvent plus fluide pour le voyageur.
Ce message unique peut prendre la forme suivante :
- un remerciement chaleureux,
- une courte phrase exprimant l’espoir que le séjour s’est bien déroulé,
- une proposition, sans pression, pour laisser un avis.
L’important est de conserver un ton cordial, sans tutoriel, sans lourdeur et sans formule standardisée.
Automatisation raisonnable
L’automatisation de ce message est possible, à condition que :
- le contenu soit simple,
- le ton ne soit pas trop impersonnel,
- le lien pour laisser un avis soit correct et testé,
- la date d’envoi soit cohérente avec votre pratique (J+1, J+2…).
Pour un hébergement où les séjours durent peu de temps, une automatisation peut apporter un confort réel. Pour un B&B avec forte dimension humaine, un envoi plus personnalisé peut être préférable, suivant les possibilités concrètes de gérer pareil système.
Ce message illustre une manière de regrouper le remerciement et la demande d’avis dans un seul envoi.
Il reste centré sur l’essentiel : remercier, exprimer une attention personnelle, et faciliter la démarche pour déposer un avis.
Plusieurs éléments sont à épingler :
- le ton cordial et personnalisé, adapté au profil du voyageur ;
- l’absence de pression (« si vous le souhaitez »), ce qui rend la demande plus naturelle ;
- la mise en avant de l’utilité de l’avis, autant pour les futurs voyageurs que pour soutenir l’hébergement indépendant ;
- la facilité d’action, avec deux options claires et un QR code ;
- l’engagement de ne pas relancer, qui rassure et renforce la confiance.
Ce message montre qu’il est possible d’encourager un avis sans insister et sans demander « cinq étoiles ». Il s’inscrit dans une démarche d’hospitalité et non de sollicitation commerciale.
L’envoi de ce message n’est pas automatisé. Toutefois il est adapté et personnalisé au départ d’un modèle préexistant, ce qui permet de gagner du temps au moment de l’envoi.
L’IA comme soutien rédactionnel : un appui concret
L’IA peut vous aider concrètement lorsque vous rédigez vos messages voyageurs. Non pas pour écrire à votre place, mais pour clarifier une formulation, raccourcir un texte, ajuster le ton ou suggérer un angle auquel vous n’auriez pas pensé.
Un cas concret : rédiger un message de remerciement + demande d’avis
Pour illustrer cet appui, voici un cas réel. Le message combiné remerciement + demande d’avis (reproduit ci-dessus) a été élaboré en plusieurs étapes avec l’aide de ChatGPT :
- rédaction d’un premier brouillon par l’hôte,
- suggestions de l’IA pour améliorer la fluidité et le ton,
- ajout d’un argument sur le soutien aux hébergeurs indépendants,
- mise en forme claire (deux options : Google ou Trustindex),
- création de variantes en anglais et en néerlandais.
Ce que l’IA a amélioré dans ce message :
Un ton plus fluide et naturel : suppression des formulations trop formelles, texte direct et chaleureux.
Une argumentation plus utile : l’IA a proposé d’expliquer comment un avis aide d’autres voyageurs et soutient la visibilité d’un hébergement indépendant. Simple, factuel, sans pression.
Une présentation structurée : les deux options (Google / Trustindex) sont lisibles et adaptées aux écrans mobiles.
Une rassurance discrète : ajout de « Cette invitation est ponctuelle : aucun rappel ne sera envoyé. » Un détail souvent déterminant.
Résultat : un avis reçu dans les deux heures suivant l’envoi.
À partir de ce modèle, l’IA a produit des variantes en anglais et en néerlandais, adaptées aux conventions de chaque langue. Une seule préparation permet ainsi de gérer les voyageurs francophones, anglophones et néerlandophones.
Deux prompts concrets pour démarrer
Prompt 1 – Améliorer un message existant
« Voici un message que j’ai écrit pour remercier un voyageur et l’inviter à laisser un avis. Aide-moi à le rendre plus clair, plus court et plus chaleureux, sans changer les informations essentielles ni adopter un ton commercial. »
Prompt 2 – Traduire sans perdre le ton
« Voici mon message. Traduis-le en anglais et en néerlandais en conservant un ton simple, professionnel et accueillant. Adapte les formulations pour qu’elles paraissent naturelles à un voyageur natif. »
Pour aller plus loin dans l’utilisation de l’IA, découvrez comment rédiger de bons prompts adaptés à la location saisonnière ou testez des outils IA gratuits.
Vos messages sont prêts : envisagez une automatisation... partielle
Vous disposez maintenant d’un socle structuré pour vos échanges avec les voyageurs, de la première demande d’information jusqu’au remerciement post-séjour.
En suivant ces trames, vous gagnez du temps sur une tâche quotidienne, tout en offrant une communication plus fluide, plus rassurante et plus professionnelle. Vous pouvez bien sûr personnaliser chaque modèle selon votre type d’hébergement, votre manière d’accueillir et le contexte de chaque séjour.
La suite logique : mettre ces messages en place
Certains messages se prêtent à l’automatisation, d’autres moins. Quoi qu’il en soit, c’est vous qui fixez le curseur du niveau d’automatisation : en fonction de votre contexte, de votre activité, de vos outils, de votre appétence en matière de communication.
Pour mettre en œuvre concrètement vos trames, découvrez comment automatiser partiellement vos échanges avec les voyageurs.
Et une fois vos messages en place, la prochaine étape naturelle est de soigner les retours : découvrez comment répondre efficacement aux avis voyageurs.
Ressource à télécharger : le guide de rédaction pour que votre IA devienne votre assistant
Ce document à télécharger est destiné à être utilisé comme fichier de référence dans un projet IA (Claude, ChatGPT ou tout autre assistant). Il permet à l’IA de vous accompagner dans la rédaction ou l’amélioration de vos messages destinés aux voyageurs, en respectant des bonnes pratiques de la communication en location saisonnière.
Le document existe en deux formats ;
- PDF (.pdf): vous le rendre plus lisible pour vous (et les autres humains)
- Markdown (.txt) : un format structuré plus léger, mieux adapté aux IA.
Comment l’utiliser :
- Déposez le fichier (version markdown de préférence) dans votre projet IA (rubrique « Projets » dans Claude, « GPTs » ou fichiers joints dans ChatGPT, etc.).
- Si vous le souhaitez, ajoutez dans le même projet vos propres documents : livret d’accueil, description de votre annonce, consignes de la maison, FAQ voyageurs, etc. L’IA croisera automatiquement ces informations avec les règles ci-dessous.
- Demandez simplement à l’IA de vous aider : « Rédige un message d’arrivée pour J-1 », « Améliore ce message de remerciement », « Traduis ce message en anglais », etc.
Ce que ce document contient :
- les principes de rédaction,
- la structure recommandée pour chaque message du parcours voyageur,
- et les consignes de style.
Il ne contient pas de modèles à copier-coller : chaque message doit être adapté à votre propre contexte.
Exemples de prompts
Voici des formulations que vous pouvez utiliser directement avec votre IA :
- Rédiger un nouveau message : « Rédige un message d’arrivée (J-1) pour un gîte avec arrivée autonome. Le voyageur arrive à 17h, accès par boîte à clés, stationnement devant le logement. »
- Améliorer un message existant : « Voici un message que j’ai écrit pour remercier un voyageur. Aide-moi à le rendre plus clair, plus court et plus chaleureux, sans changer les informations. »
- Raccourcir un message : « Ce message est trop long pour un envoi sur Airbnb. Garde uniquement les informations essentielles et raccourcis-le. »
- Traduire en conservant le ton : « Traduis ce message en anglais (et/ou en espagnol) en conservant un ton simple, professionnel et accueillant. Adapte les formulations pour qu’elles paraissent naturelles. »
- Répondre à une demande d’information : « Un voyageur me demande si le logement est accessible en fauteuil roulant et si un lit bébé est disponible. Le logement n’est pas PMR mais un lit parapluie est fourni. Rédige une réponse. »
Savoir quoi écrire à chaque étape du séjour est essentiel, mais la rédaction n’est qu’un aspect de la communication avec vos voyageurs. Le choix des canaux, le bon niveau d’automatisation et le maintien d’un ton humain forment un ensemble indissociable.
Pour prendre du recul et structurer l’ensemble de vos échanges, découvrez comment simplifier la communication avec vos voyageurs grâce à l’IA, de la première demande d’information au dernier message post-séjour.